Mit E-Rechnungen Zeit, Geld und Archivierungsaufwand sparen

Behörden stellen komplett auf digitalen Rechnungsempfang um

 

In vielen kleinen und mittleren Unternehmen ist die Papierrechnung noch immer das Maß aller Dinge. Dabei bietet die digitale Erstellung und Verarbeitung von Ausgangs- und Eingangsrechnungen jede Menge Vorteile und erhebliche Einsparpotentiale – finanziell und zeitlich.

Finanzverwaltung erkennt elektronische Formate an

Steuerlich sind digitale Rechnungen und Papierrechnungen bereits seit Jahren nahezu gleichgestellt. Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist in beiden Fällen das Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung. Der Empfänger einer digitalen Rechnung muss dabei jedoch die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Rechnungsinhaltes prüfen, z. B. durch einen Abgleich mit der Bestellung, dem Kaufvertrag oder dem Lieferschein. Da sich elektronische Rechnungen relativ leicht nachträglich ändern lassen, gibt es weitere Vorgaben für Unternehmer. So muss durch technische und/oder organisatorische Maßnahmen sichergestellt werden, dass eine elektronische Rechnung im Nachhinein nicht mehr verändert wird oder zumindest jede nachträgliche Änderung an der Rechnung dokumentiert und erkennbar ist. Dies bedeutet für elektronische Rechnungen, dass diese auch in elektronischer Form für die Aufbewahrungsfrist von (mindestens) 10 Jahren archiviert werden müssen. Ein Papierausdruck reicht nicht aus.

Elektronische Rechnung versus E-Rechnung

Unter den Begriff der elektronischen Rechnungen fallen alle Rechnungen, die als Download über das Internet, als E-Mail bzw. E-Mail-Anhang, auf einem elektronischen Datenträger oder in anderer elektronischer Form, z. B. per Computer-Fax, an den Empfänger übermittelt werden. Auf das Dateiformat der Rechnungen kommt es hierbei nicht an. Davon abzugrenzen ist die sogenannte E-Rechnung. Hierbei handelt es sich um ein strukturiertes Datenformat, welches auf den europarechtlichen Vorgaben der E-Rechnungsverordnung beruht. Mit diesem strukturierten Format (E-Rechnung oder X-Rechnung) wird die automatisierte Weiterverarbeitung der elektronischen Rechnung beim Rechnungsempfänger ermöglicht.

Zusammenarbeit mit öffentlicher Hand wird digital

Ab April 2020 werden die obersten Bundesbehörden Rechnungen nur noch akzeptieren und bezahlen, wenn sie elektronisch übermittelt werden. Eine Ausnahme gilt nur für Rechnungsbeträge unter 1.000 Euro. Auch in den Landes- und Kommunaleinrichtungen ist die Digitalisierung in Fahrt gekommen. Die Umsetzung ist allerdings nicht bundeseinheitlich. Während einige Bundesländer eine sehr weitgehende Pflicht vorsehen, ist das Rechnungsformat in anderen beliebig wählbar. Davon unabhängig müssen alle Behörden ab dem 18. April 2020 digitale Rechnungen akzeptieren.

Empfehlung

Handeln Sie jetzt, wenn auch öffentliche Einrichtungen zu Ihren Kunden zählen! Stellen Sie sich auf die Erstellung digitaler Ausgangsrechnungen und die Verarbeitung digitaler Eingangsrechnungen ein. Auch wenn die Umstellung im ersten Schritt Aufwand bedeutet und die Faktura-Software aktualisiert werden muss. Dauerhaft bringt der Umstieg aber Einsparungen: vom Porto bis zum Personal.

(Stand: 20.12.2019)

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